Vai trò của sự phối hợp giữa các bộ phận trong Ban Quản lý tòa nhà văn phòng
Ban Quản lý tòa nhà (BQLTN) văn phòng bao gồm nhiều bộ phận với các chức năng khác nhau như kỹ thuật, hành chính, kế toán, lễ tân, giám sát dịch vụ… Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một mảng công việc riêng biệt, nhưng tất cả đều phải phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung là duy trì chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho khách thuê.
Chẳng hạn, khi hệ thống kỹ thuật của tòa nhà gặp trục trặc, như thang máy hoặc điều hòa không khí bị hỏng, bộ phận kỹ thuật cần thông báo ngay cho các bộ phận liên quan để giảm thiểu ảnh hưởng đến khách thuê. Nếu thiếu sự phối hợp này, vấn đề sẽ không được xử lý kịp thời, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và làm giảm uy tín của BQL.
Tương tự, vai trò bảo vệ tài sản và đảm bảo sự an toàn cho tòa nhà cũng đặc biệt quan trọng. Khi có tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn hoặc sự cố mất an toàn, các bộ phận giám sát dịch vụ, kỹ thuật, hành chính, an ninh… phải lập tức phối hợp chặt chẽ với nhau để khắc phục, thông tin liên lạc nhanh chóng với khách hàng và xử lý tình huống. Quá trình này đòi hỏi một hệ thống quy trình phối hợp rõ ràng và linh hoạt.
Với sự đa dạng về chức năng và vai trò của các bộ phận trong BQLTN, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra sự khác biệt về chất lượng dịch vụ. Đặc biệt, khi kết hợp với ứng dụng công nghệ hiện đại, sự phối hợp này còn giúp tăng cường tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động vận hành tòa nhà.
Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng không thể thiếu vai trò của công nghệ
Trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban và hoạt động QLVH tòa nhà văn phòng, không thể không kể đến vai trò của công nghệ. Thực tế cho thấy, những đơn vị quản lý tòa nhà áp dụng giải pháp công nghệ hiện đại chiếm ưu thế và trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các Chủ đầu tư cũng như doanh nghiệp chọn thuê văn phòng.
Một trong những lợi ích lớn nhất của công nghệ trong quản lý tòa nhà là tối ưu hóa chi phí. Công nghệ giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân lực và tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả xử lý công việc đồng thời tăng tốc độ phản hồi, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Các tính năng như quản lý tài chính, theo dõi thời hạn hợp đồng, kiểm soát chặt chẽ hệ thống kỹ thuật (checklist theo ca trực) và kịp thời xử lý sự cố góp phần vận hành tòa nhà ổn định.
Ngoài ra, công nghệ còn hỗ trợ tích cực trong chăm sóc khách hàng. Nhiều tòa nhà hiện nay triển khai ứng dụng di động cho khách thuê, giúp khách thuê nhanh chóng báo cáo sự cố hoặc yêu cầu dịch vụ một cách nhanh chóng; dễ dàng thực hiện các quy trình đăng ký thi công, đăng ký mới hoặc hủy thẻ xe gửi tháng… mà không cần thủ tục giấy tờ phức tạp. Tất cả được xử lý qua phần mềm, giúp bộ phận quản lý kiểm tra, xác nhận và nhanh chóng chuyển yêu cầu đến các dịch vụ và bộ phận kỹ thuật. Nhờ phầm mềm, công tác QLVH tòa nhà không chỉ rút ngắn thời gian phản hồi mà còn nâng cao trải nghiệm người dùng, tạo sự chuyên nghiệp và thiện cảm trong mắt khách hàng.
SAVISTA đào tạo công tác phối hợp giữa các bộ phận trong BQL tòa nhà văn phòng và ứng dụng công nghệ hiệu quả
Đầu tư vào công nghệ và đào tạo kỹ năng cho nhân sự trong BQLTN là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của đơn vị quản lý. Tại các tòa nhà văn phòng do SAVISTA quản lý vận hành, Công ty đã áp dụng nhiều giải pháp công nghệ hiện đại và tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự. Điển hình, ngày 16 – 17/10, Ban Đào tạo đã tổ chức buổi chia sẻ chuyên đề “Công tác phối hợp giữa các bộ phận trong BQL tòa nhà văn phòng và ứng dụng phần mềm PMSS trong QLVH”.
Hoạt động nhằm bổ sung thêm kiến thức về nghiệp vụ quản lý nhân sự BQL (bao gồm các nhân sự đối tác dịch vụ), quản lý tài sản, quản lý hành chính, tài chính và quản lý các rủi ro có nguy cơ xảy ra trong công việc; Giúp nhân sự có phương án quản lý đặc thù cho tòa nhà văn phòng như phân luồng giao thông và sử dụng thang máy trong giờ cao điểm, bố trí sử dụng nhà vệ sinh phù hợp, kiểm soát hệ thống điện lạnh, lắp đặt cảnh báo rủi ro sự cố bằng thiết bị cảm ứng…; Bố trí sơ đồ phối hợp công việc Chủ đầu tư – Ban Quản lý – Dịch vụ; Phân công công việc cụ thể về sự phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận thuộc BQLTN; Chú trọng phân công nhiệm vụ phối hợp phòng cháy, chữa cháy…
Cũng qua buổi đào tạo, các thông tin hữu ích về phần mềm ứng dụng trong công tác QLVH tòa nhà văn phòng được chia sẻ chi tiết. Anh Bách với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành quản lý tòa nhà cho biết, gần 4 năm áp dụng phần mềm PMSS Office trong công tác QLVH tòa nhà Xổ số kiến thiết Thành phố Hồ Chí Minh (Lottery Tower), đã giúp Ban Quản lý SAVISTA công nghệ hóa quy trình vận hành, giúp cho khách thuê giảm thiểu thời gian xử lý các công việc thủ tục hành chính, chăm sóc khách hàng thuận lợi hơn, luôn nâng cấp dịch vụ tòa nhà; quan trọng là giúp cho mối quan hệ giữa Chủ đầu tư và Ban Quản lý luôn song hành để cùng kiểm soát sự cố và xử lý các rủi ro tiềm ẩn.
Cùng với tòa nhà văn phòng Lottery Tower, các tòa nhà văn phòng do SAVISTA triển khai nói chung đã ứng dụng thành công giải pháp công nghệ trong công tác QLVH và khai thác cho thuê hiệu quả. PMSS Office và hiện nay là phiên bản đã được nâng cấp PMSS Leasing với nhiều tính năng đa dạng (quản lý, môi giới, cho thuê…) đã trở thành công cụ không thể thiếu, góp phần đảm bảo mọi hoạt động QLVH của SAVISTA diễn ra suôn sẻ, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách thuê và nâng cao chất lượng dịch vụ./.
