Sau hơn 2 năm ứng phó với dịch bệnh, thói quen sử dụng tòa nhà văn phòng hiện nay đã có sự thay đổi đáng kể. Trong đó, mong muốn cải thiện tốc độ phản hồi và khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu hỗ trợ trở nên cấp thiết. Để các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa tòa nhà văn phòng luôn sáng suốt và thành công trong công tác của mình thì ứng dụng công nghệ thông minh và luôn có kế hoạch chủ động trong bảo trì tài sản là “chìa khóa” giúp nâng cao hiệu quả trải nghiệm của khách hàng.
Ứng dụng công nghệ thông minh trong quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý tòa nhà văn phòng là công việc phức tạp cần phải xử lý rất nhiều thông tin, chi tiết giao dịch và các quy định. Giữa thời đại ưu tiên làm việc thông minh hơn thay vì ghi chép và lưu trữ thủ công thì phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phát huy tác dụng tích cực của nó. Không chỉ tạo được thiện cảm với khách hàng, ứng dụng công nghệ thông minh còn nâng cao trải nghiệm tại tòa nhà.
Điển hình như PMSS Office (Property Management Solution System Office) của Công ty Salink Việt Nam (thuộc SAVISTA Holdings), giải pháp được xây dựng và đóng gói dành riêng cho loại hình bất động sản văn phòng. Toàn bộ quy trình, quy định, quy chế, biểu mẫu… được chuyển đổi số phục vụ công tác vận hành, đáp ứng nhanh chóng nhiều dịch vụ đến khách hàng và chuyên nghiệp hóa dịch vụ quản lý.
PMSS Office được tích hợp mã QR Code tiện lợi bao gồm 2 nền tảng PC và App. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận và nắm bắt thông tin toàn tòa nhà khi trải nghiệm ứng dụng trên máy tính và cả Smartphone. Thay vì giao tiếp theo các phương thức truyền thống như bảng tin hay liên lạc trực tiếp với lễ tân, nhân viên dễ dàng nhận thông báo mới, bao gồm thay đổi về bộ máy quản lý hay hóa đơn hàng tháng, chỉ với một vài thao tác nhanh gọn.
Hơn nữa, ứng dụng cũng góp phần đơn giản hóa quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và ban quản lý tòa nhà. Nhờ việc liên tục cập nhật tự động và lưu trữ giấy tờ trực tuyến, các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh gọn. Ngược lại, ban quản lý sẽ nhanh chóng tiếp nhận và kịp thời xử lý yêu cầu của khách thuê tại tòa nhà.
Một trong những ưu điểm nữa của việc ứng dụng giải pháp phần mềm PMSS Office được xây dựng hoạt động như công cụ hỗ trợ đắc lực cho ban quản lý. Ban quản lý tòa nhà văn phòng có thể quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, tất cả thông tin liên quan đến công tác quản lý vận hành đều được số hoá trên hệ thống giúp quản lý chuỗi tòa nhà văn phòng hiệu quả, giảm thiểu được khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Chủ động bảo trì tài sản trong công tác quản lý tòa nhà văn phòng
Lên kế hoạch chủ động bảo trì tòa nhà là bài toán đáng chú ý nhằm nâng cao trải nghiệm dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Điều này góp phần mang lại sự hài lòng cho khách thuê đồng thời cũng giúp chủ đầu tư tiết kiệm một khoản lợi nhuận không nhỏ.
Đối với tòa nhà văn phòng, nếu muốn quản lý thuận lợi thì trước khi bảo trì bảo dưỡng tòa nhà cần phải lập kế hoạch rõ ràng. Trong đó, ban quản lý sẽ căn cứ theo danh mục máy móc thiết bị kết hợp kiểm tra tình trạng hoạt động để lập kế hoạch bảo trì phù hợp. Nếu có phát sinh sự cố thì định kỳ ban quản lý sẽ phải cập nhật kế hoạch bảo trì và kiểm soát rõ ràng, đảm bảo tòa nhà luôn được vận hành trơn tru, hiệu quả.
Tất nhiên việc lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị rõ ràng cũng giúp ban quản lý dễ dàng đề xuất và cân nhắc tới những thiết bị vật tư sử dụng cho bảo trì tòa nhà dễ dàng hơn, từ đó có thể tiến hành mua theo quy trình tốt hơn.
Nhìn chung, nhiều doanh nghiệp đã và đang triển khai đa dạng phương án thích nghi trước những thói quen thay đổi của người sử dụng tòa nhà văn phòng. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, hiện đại hóa và nâng cao trải nghiệm dịch vụ thông qua ứng dụng công nghệ và định hướng bảo trì tòa nhà thông minh là xu hướng cần thiết. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn giúp cho công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tiện lợi và dễ dàng hơn.
