Từ góc độ đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản, Công ty Cổ phần SAVISTA đã rà soát và tổng hợp một số nội dung pháp lý liên quan đến thuế, đồng thời phân tích các tình huống cụ thể trong quá trình hợp tác giữa Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành.
Nội dung sau đây gợi ý thông tin giúp làm rõ cơ chế hóa đơn, nghĩa vụ thuế, phạm vi thực hiện của từng bên cũng như một số góp ý trong việc thực hiện phù hợp với thực tế tại từng tòa nhà.
*QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT
1. Vai trò Ban quản trị trong công tác quản lý, sử dụng nhà chung cư
Cơ sở pháp lý:
- Điều 146, 147, 148, 149, 153 Luật Nhà ở năm 2023.
- Điều 4, 19, 24, 28, 30, 36, 37 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD.
Thứ nhất, về bản chất, Ban quản trị chính là cư dân, không phải là tổ chức kinh doanh như công ty cổ phần hoặc hợp tác xã.
Các thành viên trong Ban quản trị đều là chủ sở hữu hoặc đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và được cư dân bầu tại Hội nghị nhà chung cư để làm đại diện cho cư dân. Ban quản trị có con dấu, tài khoản ngân hàng để hoạt động nhưng không phải là tổ chức có tư cách pháp nhân (điểm mới của Luật Nhà ở năm 2023 so với năm 2014) và được lựa chọn hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình hội đồng quản trị của hợp tác xã. Việc lựa chọn mô hình hoạt động sẽ chỉ ảnh hưởng đến việc tổ chức cuộc họp và ra các quyết định của Ban quản trị phải áp dụng tương tự theo quy định của Luật Doanh nghiệp hay của Luật Hợp tác xã về hội đồng quản trị.
Thứ hai, Ban quản trị chỉ có thể thu, quản lý, sử dụng kinh phí QLVH (Quỹ vận hành) trong trường hợp Ban quản trị tự QLVH nhà chung cư không có thang máy.
Đối với nhà chung cư có thang máy: bên cung cấp dịch vụ QLVH bắt buộc là Công ty hoặc Chủ đầu tư có chức năng, năng lực thực hiện QLVH. Ban quản trị có nghĩa vụ đại diện cư dân ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ QLVH nhà chung cư với Chủ đầu tư hoặc đơn vị có chức năng, năng lực quản lý nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn. Vì vậy, theo quy định hiện hành thì việc thu, quản lý, sử dụng Quỹ vận hành phải do đơn vị quản lý vận hành thực hiện nhằm tổ chức các hoạt động quản lý vận hành theo Hợp đồng dịch vụ QLVH.
Đối với nhà chung cư không có thang máy: Ban quản trị có thể tự QLVH khi Hội nghị nhà chung cư giao cho Ban quản trị và Ban quản trị sẽ thực hiện việc thu, quản lý, sử dụng kinh phí quản lý vận hành theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
Thứ ba, Ban quản trị thực hiện quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì chung cư, kinh phí hoạt động của Ban quản trị.
Sau khi Ban quản trị được công nhận, Chủ đầu tư sẽ bàn giao kinh phí bảo trì chung cư cho Ban quản trị. Ban quản trị thực hiện quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì theo quy chế thu, chi tài chính, kế hoạch bảo trì do Hội nghị nhà chung cư quyết định và báo cáo Hội nghị việc thu, chi khoản kinh phí này. Ngoài ra, các nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung thì phải nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì do Ban quản trị nhà chung cư quản lý.
Kinh phí hoạt động của Ban quản trị do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của Hội nghị nhà chung cư (khoản 3 Điều 4, khoản 7 Điều 19 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD). Kinh phí này độc lập với kinh phí QLVH chung cư, được Ban quản trị sử dụng riêng cho các hoạt động của Ban quản trị. Kinh phí này phải được ghi rõ trong Quy chế hoạt động của Ban quản trị và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động riêng của Ban quản trị. Ban quản trị phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp Hội nghị nhà chung cư thường niên.
2. Phân biệt Giá dịch vụ quản lý vận hành với Kinh phí quản lý vận hành
Cơ sở pháp lý:
- Điều 151 Luật Nhà ở năm 2023.
- Điều 30 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD.
Giá dịch vụ quản lý vận hành (hay thường gọi là Mức Phí quản lý) là đơn giá tính trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ sở hữu, người sử dụng chung cư phải đóng cho đơn vị thực hiện quản lý vận hành. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm kinh phí mua bảo hiểm cháy, nổ, kinh phí bảo trì, chi phí trông giữ xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc, thù lao cho Ban quản trị và chi phí dịch vụ khác phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư (hay thường gọi là Quỹ vận hành) do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ, được tính bằng giá dịch vụ quản lý vận hành nhân (x) với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó.
3. Giá dịch vụ quản lý vận hành
Cơ sở pháp lý:
- Phụ lục VII Nghị định 95/2024/NĐ-CP.
- Điều 2, Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC.
Cấu thành giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư (Mức Phí quản lý) theo quy định là bao gồm thuế GTGT. Mặt khác, dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và không phải là đối tượng được miễn, giảm thuế.
4. Lập hóa đơn, kê khai, nộp thuế
Cơ sở pháp lý:
- Điều 2 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
- Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC.
Các tổ chức có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, có thu nhập chịu thuế thì theo quy định phải đăng ký mã số thuế, xuất hóa đơn, kê khai, nộp thuế.
5. Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Cơ sở pháp lý:
- Điều 4, Điều 29, Điều 30 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD.
Việc đóng kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành.
Nội dung Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định phải bao gồm Giá dịch vụ quản lý vận hành tính theo đơn vị mét vuông (m2) sử dụng và phương thức đóng các khoản phí.
Kinh phí quản lý vận hành được các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
*Ý KIẾN CỦA MỘT SỐ ĐƠN VỊ QUẢN LÝ VẬN HÀNH
1. Hoạt động của Ban quản trị
– Ban quản trị không phải là tổ chức có chức năng hoạt động kinh doanh như Công ty cổ phần hoặc Hợp tác xã.
– Ban quản trị chỉ có thể thu, quản lý, sử dụng kinh phí QLVH (Quỹ vận hành) trong trường hợp Ban quản trị tự QLVH nhà chung cư không có thang máy.
– Ban quản trị thực hiện quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì chung cư, kinh phí hoạt động của Ban quản trị.
2. Hoạt động của Đơn vị QLVH
– Đối với nhà chung cư buộc phải có đơn vị QLVH, việc thu, quản lý, sử dụng kinh phí quản lý vận hành (giá dịch vụ quản lý vận hành nhân (x) với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư) phải do đơn vị quản lý vận hành trực tiếp thực hiện nhằm tổ chức các hoạt động quản lý vận hành theo Hợp đồng quản lý vận hành.
– Đơn vị QLVH sẽ thực hiện công việc quản lý vận hành theo Điều 7 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD.
3. Lập hóa đơn, kê khai nộp thuế
– Giá dịch vụ quản lý vận hành (Mức phí quản lý) phải bao gồm thuế GTGT. Trường hợp Hội nghị nhà chung cư thông qua Giá dịch vụ quản lý vận hành chưa bao gồm thuế GTGT thì mặc định cư dân có nghĩa vụ nộp thuế GTGT theo quy định pháp luật về thuế mà không cần phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư xin ý kiến lại.
– Nếu Ban quản trị có phát sinh các khoản thu khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung của chung cư (khoản tiền này thuộc Quỹ bảo trì do Ban quản trị quản lý) thì thuộc đối tượng phải chịu thuế và nộp thuế theo quy định pháp luật. Khi đó, Ban quản trị phải đăng ký mã số thuế và thực hiện xuất hóa đơn, kê khai, nộp thuế. Trong trường hợp này, do Ban quản trị không thể thực hiện đầy đủ chế độ kế toán (là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán ủy quyền ban hành), hóa đơn, chứng từ nên Ban quản trị chỉ có thể chọn phương pháp tính thuế trực tiếp, nghĩa là Ban quản trị chỉ được xuất hóa đơn trực tiếp.
– Đối với chung cư phải có đơn vị QLVH trực tiếp cung cấp dịch vụ (Ban quản trị chỉ đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư ký kết hợp đồng) và thu tiền dịch vụ từ chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (phí quản lý, phí trông giữ xe tháng, …) vào Quỹ vận hành chung cư do đơn vị QLVH quản lý thì khi thu tiền, đơn vị QLVH phải lập hóa đơn thuế GTGT cho chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
– Ban quản trị là chủ thể thực hiện quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì chung cư. Đối với các nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ phần sở hữu chung phải nộp vào Quỹ bảo trì như cho thuê mặt bằng quảng cáo, viễn thông … thuộc đối tượng chịu thuế theo quy định của pháp luật và không phải là đối tượng được miễn, giảm thuế thì Ban quản trị phải lập hóa đơn, kê khai, nộp thuế.
4. Theo Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành chung cư mà các bên đã ký kết với hình thức đơn vị QLVH thu hộ phí quản lý thì toàn bộ nguồn thu được sẽ chuyển về Ban quản trị. Nên về bản chất Ban quản trị là chủ thể thu kinh phí quản lý vận hành và có trách nhiệm xuất hóa đơn cho cư dân, kê khai thuế cho toàn bộ nguồn thu. Tuy nhiên, việc này không đúng vai trò của Ban quản trị như đã phân tích.
– Nếu hợp đồng QLVH giữ hình thức hợp đồng thu hộ, chi hộ thì đơn vị QLVH không thể lập hóa đơn thuế GTGT cho toàn bộ các khoản tiền chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng, chỉ có thể xuất hóa đơn cho Ban quản trị đối với số tiền Phí dịch vụ mà Ban quản trị thanh toán cho đơn vị QLVH theo Hợp đồng.
– Hiện nay, đã có một số chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đề nghị đơn vị QLVH cung cấp các hóa đơn GTGT cho phần phí quản lý mà cư dân đã đóng hoặc giải thích lý do chưa lập hóa đơn hoặc yêu cầu xuất hóa đơn phí quản lý. Trong trường hợp này, cần sự phối hợp của Ban quản trị giải thích để cư dân hiểu về hình thức thu hộ đã chọn hoặc làm việc với cơ quan chức năng liên quan.
Từ các nội dung trình bày như trên, đơn vị QLVH khuyến nghị Ban quản trị giao cho đơn vị QLVH trực tiếp cung cấp dịch vụ QLVH, thu kinh phí quản lý vận hành từ chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công việc QLVH và nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp này. Khi đó, đơn vị QLVH có trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT cho chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và kê khai thuế cho toàn bộ nguồn thu này. Bên cạnh đó, Ban quản trị trực tiếp ký hợp đồng, xuất hóa đơn, kê khai nộp thuế đối với các khoản thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung.
Trên đây là một số ý kiến theo quan điểm của Công ty SAVISTA và một số đơn vị QLVH dựa trên kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực quản lý vận hành cũng như quá trình tìm hiểu quy định pháp luật.
>>> Xem thêm phần tham khảo trích lục quy định pháp luật TẠI ĐÂY!
