Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) là “diễn đàn” dân chủ, là cầu nối giữa Chủ đầu tư (CĐT)/ Ban Quản trị (BQT), Ban Quản lý (BQL) và cư dân có thể thảo luận, quyết định các vấn đề liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Thông qua các báo cáo kết quả hoạt động, tình hình tài chính, đề xuất các giải pháp… CĐT/ BQT, BQL có thể thu thập ý kiến đóng góp của cư dân để hoàn thiện công tác quản lý, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động vận hành, giải quyết các mâu thuẫn (nếu có) để tìm ra tiếng nói chung.
Việc tổ chức hội nghị đúng quy trình, dân chủ góp phần đảm bảo tính hợp pháp của các quyết định được đưa ra, bảo vệ quyền của các bên liên quan.
Thực tế hiện nay, công tác tổ chức HNNCC ở nhiều đơn vị quản lý vận hành thường không tránh khỏi những khó khăn chung do xuất phát từ đặc thù của từng dự án… Tuy vậy, việc hiểu tòa nhà đang quản lý, nắm rõ các quy định/quy chế về việc tổ chức là điều kiện cần để tổ chức hội nghị thành công.
Tại SAVISTA Property Management (SAVISTA PM – thành viên SAVISTA Holdings), một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần vào việc đáp ứng được yêu cầu của tổ chức hội nghị là quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ này. Bà Huỳnh Ngọc Hiệp – Trưởng Ban Đào tạo chia sẻ: “Buổi đào tạo bồi dưỡng kiến thức tổ chức HNNCC định hướng cho đội ngũ trợ lý và giám sát dịch vụ áp dụng đúng luật, thực hiện đúng công việc, đúng vai trò và vị trí của mình. Tôi tin rằng, với kiến thức và kỹ năng được trang bị, mỗi thành viên là nhân tố góp phần vào chất lượng của hội nghị, đảm bảo hội nghị diễn ra hiệu quả, đúng quy định”.
Nội dung đào tạo tập trung vào các vấn đề trọng tâm như quy định pháp luật về BQT và HNNCC, bao gồm Luật Nhà ở 2014, Luật Nhà ở 2023 và các văn bản, thông tư hướng dẫn liên quan – quy định rõ về việc tổ chức hội nghị cư dân tại các tòa nhà chung cư. Ngoài ra, buổi đào tạo cung cấp nhiều thông tin hữu ích về trình tự tổ chức HNNCC. Qua đó, mỗi trợ lý, giám sát dịch vụ của SAVISTA có thể hiểu rõ các quy định pháp luật, quy trình và thủ tục tổ chức hội nghị hiệu quả, chuyên nghiệp, nâng cao kỹ năng giám sát chặt chẽ (về kiểm tra tư cách đại biểu, tỷ lệ cư dân tham gia hội nghị, quy trình bầu cử Ban Quản trị, đối tượng tham dự là chủ căn hộ hay được ủy quyền)…
Với kinh nghiệm và năng lực hơn 16 năm hoạt động trong lĩnh vực quản lý vận hành tai Việt Nam, SAVISTA nắm rõ các điều kiện và yếu tố để tổ chức một hội nghị nhà chung cư (bao gồm hội nghị lần đầu, hội nghị thường niên và hội nghị bất thường) đạt hiệu quả. Thời gian qua, Ban Quản lý SAVISTA PM tại các tòa nhà tiếp nhận quản lý vận hành đã phối hợp tổ chức thành công nhiều hội nghị nhà chung cư, nhận được sự ủng hộ và nhất trí cao của đông đảo cư dân. Những kết quả tích cực của các hội nghị không chỉ cho thấy trách nhiệm của CĐT/ BQT tại các tòa nhà và đơn vị quản lý vận hành là SAVISTA trong việc thực hiện đúng các quy định của pháp luật và cam kết với khách hàng; mà còn minh chứng cho sự tận tâm, chuyên nghiệp, luôn đặt sự hài lòng, tín nhiệm của khách hàng, cư dân lên hàng đầu của SAVISTA.
Như vậy, đào tạo nghiệp vụ tổ chức HNNCC là hoạt động thiết thực và bổ ích, giúp các trợ lý, giám sát dịch vụ của SAVISTA PM trau dồi nhiều nội dung mới trong công việc, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ và kiến thức về pháp luật nhà ở, quản lý nhà chung cư. Bên cạnh đào tạo kiến thức tổ chức HNNCC, trong thời gian tới, kế hoạch bồi dưỡng kiến thức quản lý vận hành nhà chung cư nói chung và các kỹ năng mềm dành cho các thành viên Ban Quản lý sẽ liên tục được SAVISTA đẩy mạnh./.
